Optimiser sa communication interne avec Outlook, Teams et OneDrive

Gagner en efficacité avec les bons outils

Pour beaucoup d’équipes, le concept de messagerie se limite encore strictement aux méls. Les outils comme Outlook offrent effectivement de nombreuses possibilités visant à simplifier la gestion des échanges, mais vient un moment où cela ne suffit plus. C’est là que Teams et OneDrive apparaissent comme un complément indispensable à la messagerie traditionnelle. A eux trois, ces outils permettent aux équipes de communiquer plus efficacement et de maximiser leur efficacité.

A l’issue de cette formation, les participants maîtriseront les fonctions principales d’Excel et seront en mesure de :

– choisir le bon outil de communication selon les types d’échanges
– désaturer leur boite de réception Outlook
– séparer ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas
– optimiser la communication de l’ensemble des équipes
– améliorer leur bilan carbone en envoyant moins de pièces jointes

A l’issue de cette formation, l’entreprise gagnera en efficacité en améliorant sa communication interne par l’utilisation d’outils les plus adaptés.

DATES PROGRAMMÉES

2 sessions

A distance en classe virtuelle – Cycle de 4 demi-journées – 14 heures

les 30 juin, 1er, 7 et 8 juillet 2025 de 09H30 à 13H00

les 3, 4, 7 et 14 novembre 2025 de 09H30 à 13H00

PROGRAMME

Outlook et la notion de « large audience »
paramétrer des règles automatiques
inviter des collaborateurs à des réunions
utiliser les calendriers partagés
s’organiser avec les tâches
créer, utiliser et partager des listes de contacts

Teams pour la « communication projet »
adopter la notion de messagerie instantanée
créer des équipes et gérer la confidentialité des échanges
partager des contenus textes, notes, fichiers divers, liens internet
organiser et/ou participer à des conférences audio et à des visioconférences

OneDrive pour le partage de documents
comprendre l’intérêt écologique du partage en Cloud
prendre conscience de la nocivité des échanges de pièces jointes
partager des documents et gérer les autorisations
favoriser le collaboratif avec les révisions de documents

PUBLICS ET PARCOURS

Publics et prérequis
La formation est destinée à toutes les personnes voulant améliorer leurs performances dans leur communication personnelle.

Positionnement
L’inscription à une formation est précédée d’échanges avec nos conseillers formation, pour garantir l’adéquation entre les attentes des bénéficiaires et les objectifs de la formation. En savoir plus…

Parcours
Toutes nos formations sont indépendantes et complémentaires. A partir de chaque module, nous sommes en mesure de concevoir un parcours de formation individualisé et adapté au projet personnel ou professionnel de chaque participant.

MÉTHODES ET DOCUMENTATION

Méthodes pédagogiques et moyens techniques
La méthodologie proposée est très interactive. Elle est orientée vers une utilisation permanente des 3 outils numériques, Outlook, Teams et OneDrive.

Méthodes pédagogiques et moyens techniques pour les sessions en classe virtuelle
Si la session est à distance, elle se déroule en classe virtuelle, en visioconférence. C’est une formation synchrone. Ce n’est pas de la FOAD. Les contenus et les méthodes pédagogiques sont pratiquement identiques aux formations en présence. Les échanges en sous-groupes sont fréquents. Il y a peu d’activités pédagogiques à effectuer seul.

Les sessions sont programmées à date fixe comme les sessions en présence. Les séances se déroulent principalement à raison d’une demi-journée par jour, de 3,5 heures, rythmées par deux pauses brèves. Ce séquencement permet une alternance favorable à l’ancrage et aux acquisitions. L’accueil se fait 15 minutes avant chaque séance avec l’ouverture de la salle virtuelle par le formateur. Pour faciliter les échanges les groupes sont limités en nombre. Les temps de travail et de pause favorisent la mise en place de relations informelles entre les participants et avec le formateur. Les participants et le formateur possèdent leurs coordonnées respectives, méls, téléphones, messageries instantanées, pour communiquer entre eux.

L’AGECIF utilise la version Education de Zoom et dispose, à ce titre, de salles de classe privatives pour les sessions à distance. S’inscrire à une formation n’occasionne aucun frais supplémentaire d’abonnement pour le stagiaire. Dès l’inscription, un tutoriel peut être envoyé à la demande au futur stagiaire avec les coordonnées d’un référent AGECIF qui répond dans la journée, en cas de difficultés de connexion. 48 heures avant le stage le lien de la salle est envoyé aux participants par le formateur avec un mot de bienvenue.

Pour participer, il est nécessaire d’avoir un ordinateur relié à Internet avec micro, haut-parleur et webcam. Deux écrans peuvent être un plus, surtout dans le cas des formations impliquant une utilisation fréquente de logiciels complexes.

Espace numérique stagiaires-intervenants
Dès leur inscription à une session et plusieurs semaines après la fin de la formation, les stagiaires bénéficient d’un accès à un espace numérique, lieu d’échanges entre eux et le formateur ou la formatrice. Cet espace permet une relation pédagogique dans la durée : avant, pour se préparer, pendant, pour travailler et après la formation, pour élaborer, appliquer et enrichir les acquis. C’est aussi un lieu d’échanges entre l’équipe de l’AGECIF et les stagiaires.

Documentation
Les documents travaillés au cours de la formation constituent le cœur de la ressource documentaire de ce module. Y sont associés des éléments netographiques permettant de repérer des tutoriels pertinents.

FEST – Former et se former en situation de travail
A l’AGECIF, nous avons une forte conscience qu’une personne formée irrigue, par ses connaissances, ses méthodes et ses savoir-faire nouvellement acquis, une équipe, une entreprise, voire un territoire, un pays. Nos méthodes pédagogiques, orientées sur le rapport qu’entretient le participant à l’apprentissage et à la connaissance, favorisent la transmission de pairs à pairs à l’issue de la formation, mais aussi lui permettent de développer son propre « capital cognitif », sa capacité à apprendre en permanence.

Option : Certification RS6958 – Tosa Outlook
Pour les stagiaires qui financent la formation dans le cadre de leur CPF, la validation des compétences acquises est réalisée par le passage de la certification TOSA. La certification se déroule à la fin de la formation, elle est obligatoire et sans coût supplémentaire. Pour les autres stagiaires, la certification est optionnelle, nous demander un devis.

Validation des acquis et évaluation
La méthode pédagogique est centrée sur des allers et retours entre contenus théoriques et questionnements en rapport avec la situation professionnelle des stagiaires. En conséquence, la validation par le formateur des acquis de la formation, de la compréhension des questions abordées et de l’évolution des compétences se fait tout au long de l’action par un système de questions/réponses, d’exercices, de questionnaires et d’échanges entre les participants et lui même. Une attestation de suivi de formation est remise à chaque participant à l’issue du module. Elle précise les dates de réalisation et le volume horaire suivi.

FORMATION SUR MESURE OU INDIVIDUELLE

A la demande d’une entreprise, d’un réseau, d’une collectivité, d’un ensemble de structures, cette formation peut être réalisée partout en France et adaptée à la réalité des participants, voire d’un participant, dans ses objectifs, ses contenus, sa durée…

Un gain de temps et d’argent. En savoir plus…

Formations complémentaires

La protection des données et le RGPD

Prévenir les risques

Responsable pédagogique
Kevin Thoret

Programme au format PDF

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Dernière mise à jour : 24 avril 2025

Kevin Thoret

k-thoret

C’est en 2000, après une Maitrise d’Espagnol et un Master2 en Développement culturel que Kevin Thoret intègre pour la première fois l’AGECIF.

D’abord repéré pour ses compétences linguistiques, il accompagne comme traducteur – interprète la mise en œuvre du projet Cultures Caraïbe, vaste programme de formation visant à réunir autour d’un même cursus pédagogique des acteurs culturels issus des principaux pays de la zone Caraïbéenne.

Chargé de la relation avec les publics hispanophones basés en Colombie, à Cuba ou au Venezuela, Kevin Thoret se familiarise alors avec la puissance des outils numériques qu’il perçoit d’emblée comme une véritable révolution pour le développement culturel et les modes de communication qui lui sont associés.

Pris de passion pour ce nouvel outil qui faisait tout juste son entrée dans le quotidien professionnel des français, Kevin Thoret oublie peu à peu ses précédentes aspirations pour l’organisation de festivals et accepte fin 2000 le poste d’animateur multimédia à l’AGECIF.

Doté d’une aisance naturelle pour l’informatique, il complète dès 2001 ses acquis universitaires par une formation continue de six mois en développement de sites web au GRETA. Il y acquiert ses premières connaissances en programmation HTML et prend la main sur les principaux logiciels d’infographie, d’animation et de montage vidéo.

Chargé de développer la communication numérique de l’AGECIF et d’assister les équipes administratives et pédagogiques dans leurs usages informatiques, Kevin Thoret veut aller au-delà d’une approche qui serait purement technique sur ces questions du digital.
C’est alors qu’il rencontre Pascal Desfarges, philosophe, conférencier, grand militant de l’internet citoyen et précurseur du numérique en France.

Séduit par l’approche intellectuelle et la pensée développée par Desfarges autour des questions du numérique, Kevin Thoret se prend alors d’intérêt pour la transmission du savoir informatique, et le rôle clé tenu dans nos sociétés contemporaines par ceux qui le détiennent.

Trouvant à cet endroit la cohérence parfaite entre ses aspirations intellectuelles et sa capacité à dominer les situations informatiques les plus diverses, Kevin Thoret s’oriente alors tout naturellement vers la pédagogie. Véritable binôme de Pascal Desfarges à l’AGECIF, il renforce par la pratique les contenus théoriques développés par celui-ci avec des formations relatives à la création de sites internet et à l’animation pour le web.

Jeune trentenaire dans ces années-là, Kevin Thoret déborde d’énergie. Permanent de l’AGECIF le jour, il est aussi percussionniste semi-professionnel sur ses temps libres et côtoie l’univers des musiques actuelles. Désireux d’éprouver ses compétences en communication digitale, il se confronte à la réalité du secteur culturel en travaillant au développement de carrières artistiques et se plait à créer des sites internet pour de nombreux artistes en devenir.

Fin 2006, Kevin Thoret quitte momentanément l’AGECIF pour s’installer à l’étranger et créer sa propre agence de communication digitale. Il fait alors ses armes sur les outils du tout nouveau web 2.0 qui amène avec lui de grands noms tels Facebook, MySpace et autres réseaux sociaux qui transformeront durablement le contexte de la communication culturelle.
Mais le secteur culturel lui manque terriblement, son pays natal aussi…

C’est dans ce contexte, fort de cette expérience en agence spécialisée et doté d’une légitimité nouvelle en matière de stratégie digitale, qu’il rentre en France fin 2009 pour réintégrer l’AGECIF à la demande de Denis Thévenin, son directeur, comme Responsable pédagogique.

A cette période, Kevin Thoret enrichit progressivement la famille Communication et Web 2.0 avec de nouveaux modules tels que Créer rapidement un site avec WordPress, Créer un site carte de visite, Monter un Facebook et un Twitter professionnels, Manager sa visibilité pour le web ou Maîtriser le son et la vidéo pour Internet.

En 2010, quand l’AGECIF se voit confier la mission de mettre en œuvre les premiers parcours de formation à l’attention des artistes-auteurs, nouveaux ayants-droit aux dispositifs de formation continue, Kevin Thoret crée la formation Promouvoir une activité d’auteur sur Internet et anime avec Abdelkader Haroune, Chef de police, enquêteur, enseignant à l’Université de Lille, la formation Appréhender l’univers du polar… dont la première journée traite des problématiques liées à la cybercriminalité.

Plus en lien avec le secteur culturel à proprement parler, ses formations sur la stratégie digitale regroupent essentiellement des personnes occupant un poste lié à la communication, aux relations presse ou aux relations envers les publics. Dans le cas des compagnies de théâtre, ce sont généralement des chargés de communication et/ou de diffusion qui viennent se renforcer sur les problématiques de la communication web.

Les publics qui assistent aux formations de Kevin Thoret peuvent être issus de structures de renom telles que le Théâtre national de Toulouse (TNT), Le Volcan – Scène nationale du Havre, Le Carré – Scène nationale de Château-Gontier, Les Gémeaux – Scène nationale de Sceaux, le Festival du Court-Métrage, la Semaine des réalisateurs, le FGO Barbara, le Festival d’Automne, le Parc de la Villette, le festival Avignon-Off.

A ceux-ci peuvent se joindre des intermittents ou permanents de compagnies, des artistes ou créateurs indépendants, et tout porteur de projet culturel… cette diversité des approches et des problématiques étant, pour ce formateur hors-pair, facteur d’enrichissement pédagogique.

Depuis 2015, Kevin Thoret est aussi le référent technique de l’AGECIF sur toutes les questions relatives au passage des certifications TOSA, pour la bureautique, et BULATS pour l’anglais. De manière plus générale, il accompagne l’AGECIF dans sa transformation digitale continue par l’expérimentation de solutions commerciales et pédagogiques innovantes. Il accompagne aussi dans une approche pédagogique l’ensemble des formateurs de l’AGECIF sur les questions liées au numérique et à la digitalisation des contenus de formation.

Pour la période 2019-2020, sa mission essentielle consiste à développer la dimension blended-learning (ou apprentissage mixte) des formations proposées par l’AGECIF. Fondamentalement, il s’agit de former et d’accompagner l’ensemble des formateurs vers une utilisation intelligente et assidue du Cloud privé que l’AGECIF est en train de mettre en oeuvre afin de renforcer sur la durée le lien pédagogique entre formateurs et stagiaires.

Le défi est de taille mais, comme vous le dirait Denis Thévenin – directeur de l’AGECIF, l’effort en vaut toujours la peine dès lors que la qualité de notre prestation pédagogique en ressort améliorée. C’est aussi le leitmotiv de Kevin Thoret, pour qui la qualité de l’enseignement et son enracinement dans le quotidien des stagiaires reste une préoccupation permanente.