Excel et les métiers de l’administration
Evaluer, contrôler et communiquer des informations chiffrées
Pour les métiers administratifs, Excel représente un outil quotidien pour gérer des données et les présenter en s’assurant de la cohérence des informations. Qu’il s’agisse de suivre l’activité, réaliser des points comptables, constituer des dossiers, produire des indicateurs… ses possibilités sont infinies ou presque : ce sont nos propres usages qui nous limitent. Malgré tout, l’horizon s’éloigne à mesure que nos compétences progressent. A condition de se former.
– analyser les objectifs d’un tableau et les associer avec les fonctionnalités d’Excel requises
– utiliser les principales fonctions d’Excel relatives à l’administration et au suivi de l’activité
– penser les tableurs Excel dans une harmonisation de leurs outils de gestion
A l’issue de cette formation, le service ou la structure gagnera en fiabilité dans l’organisation de son système de gestion et d’administration.
DATES PROGRAMMÉES
3 sessions
A distance en classe virtuelle – 6 demi-journées – Cycle de 21 heures
les 17, 18, 20, 21, 24 et 25 novembre 2025 de 09H30 à 13H00
A Paris – Cycle de 3 journées – 21 heures
AGECIF – 22 rue de Picardie, 75003 Paris
les 11, 12 et 13 juin 2025 de 09H30 à 13H00 et de 14H00 à 17H30
A Lille – Cycle de 21 heures dont 14 heures en présence et 7 heures à distance
Opéra de Lille – 2 rue des Bons-Enfants, 59001 Lille
les 8, 9 juillet de 09H30 à 13H00 et de 14H00 à 17H30 en présence et 22 et 23 septembre 2025 de 14H00 à 17H30 à distance
Formation réalisée en partenariat avec Haute Fidélité, pôle des musiques actuelles en Hauts-de-France.
En option : 3h de formation individuelle, à distance, avec la formatrice ou le formateur, à raison de 1, 2, 3 ou 4 séances permettant d’être accompagné pas à pas pour des mises en place ou des évolutions de tableaux personnalisés.
PROGRAMME
Seront notamment abordées les thématiques suivantes :
Les caractéristiques du « bon » tableur de gestion
la lisibilité des données
l’ergonomie des structures et formules
la réorganisation de la structure du tableau
le partage de l’information
le partage des tableaux
Maîtriser les fonctionnalités d’Excel requises
le traitement différencié des informations
les formules de calcul
les contrôles dans les tableaux
les liaisons dynamiques
le tri des données
Traiter les données de l’activité
les tableaux de programmation
le traitement en saison et année civile
les rapports de synthèse
les graphiques associés
Organiser le suivi de gestion
l’articulation avec la comptabilité
les budgets réalisés
les dossiers spécifiques par projets
la production des indicateurs de gestion
Penser la structure des tableaux
les données statiques
les données dynamiques
le regroupement des valeurs
l’harmonisation avec le contrôle de gestion
Mutualiser les expériences
exemples issus du groupe de participants
cas issus de l’expérience du formateur
PUBLICS ET PARCOURS
Publics et prérequis
Cette formation est destinée aux personnes en charge de l’administration et de la gestion financière et comptable d’une structure.
Positionnement
L’inscription à une formation est précédée d’échanges avec nos conseillers formation, pour garantir l’adéquation entre les attentes des bénéficiaires et les objectifs de la formation. En savoir plus…
Parcours
Toutes nos formations sont indépendantes et complémentaires. A partir de chaque module, nous sommes en mesure de concevoir un parcours de formation individualisé et adapté au projet personnel ou professionnel de chaque participant.
MÉTHODES ET DOCUMENTATION
Méthodes pédagogiques et moyens techniques
Cette formation est centrée sur des études de cas permettant l’analyse, le commentaire, la construction et l’amélioration des principaux tableaux de gestion utilisés dans les fonctions d’administration. A partir de ces cas extraits de situations de terrain sont retracés les grands principes et les logiques de construction des tableaux Excel.
Méthodes pédagogiques et moyens techniques pour les sessions en classe virtuelle
Si la session est à distance, elle se déroule en classe virtuelle, en visioconférence. C’est une formation synchrone. Ce n’est pas de la FOAD. Les contenus et les méthodes pédagogiques sont pratiquement identiques aux formations en présence. Les échanges en sous-groupes sont fréquents. Il y a peu d’activités pédagogiques à effectuer seul.
Les sessions sont programmées à date fixe comme les sessions en présence. Les séances se déroulent principalement à raison d’une demi-journée par jour, de 3,5 heures, rythmées par deux pauses brèves. Ce séquencement permet une alternance favorable à l’ancrage et aux acquisitions. L’accueil se fait 15 minutes avant chaque séance avec l’ouverture de la salle virtuelle par le formateur. Pour faciliter les échanges les groupes sont limités en nombre. Les temps de travail et de pause favorisent la mise en place de relations informelles entre les participants et avec le formateur. Les participants et le formateur possèdent leurs coordonnées respectives, méls, téléphones, messageries instantanées, pour communiquer entre eux.
L’AGECIF utilise la version Education de Zoom et dispose, à ce titre, de salles de classe privatives pour les sessions à distance. S’inscrire à une formation n’occasionne aucun frais supplémentaire d’abonnement pour le stagiaire. Dès l’inscription, un tutoriel peut être envoyé à la demande au futur stagiaire avec les coordonnées d’un référent AGECIF qui répond dans la journée, en cas de difficultés de connexion. 48 heures avant le stage le lien de la salle est envoyé aux participants par le formateur avec un mot de bienvenue.
Pour participer, il est nécessaire d’avoir un ordinateur relié à Internet avec micro, haut-parleur et webcam. Deux écrans peuvent être un plus, surtout dans le cas des formations impliquant une utilisation fréquente de logiciels complexes.
Espace numérique stagiaires-intervenants
Dès leur inscription à une session et plusieurs semaines après la fin de la formation, les stagiaires bénéficient d’un accès à un espace numérique, lieu d’échanges entre eux et le formateur ou la formatrice. Cet espace permet une relation pédagogique dans la durée : avant, pour se préparer, pendant, pour travailler et après la formation, pour élaborer, appliquer et enrichir les acquis. C’est aussi un lieu d’échanges entre l’équipe de l’AGECIF et les stagiaires.
Documentation
Une note de synthèse, sous forme de tableaux Excel, reprenant les principes généraux et les illustrant sur des cas spécifiques est remise aux participants à l’issue de la formation. Les tableaux produits dans le cadre des études de cas constituent une ressource complémentaire directement exploitable et transférable.
FEST – Former et se former en situation de travail
A l’AGECIF, nous avons une forte conscience qu’une personne formée irrigue, par ses connaissances, ses méthodes et ses savoir-faire nouvellement acquis, une équipe, une entreprise, voire un territoire, un pays. Nos méthodes pédagogiques, orientées sur le rapport qu’entretient le participant à l’apprentissage et à la connaissance, favorisent la transmission de pairs à pairs à l’issue de la formation, mais aussi lui permettent de développer son propre « capital cognitif », sa capacité à apprendre en permanence.
Validation des acquis et évaluation
La méthode pédagogique est centrée sur des allers et retours entre contenus théoriques et questionnements en rapport avec la situation professionnelle des stagiaires. En conséquence, la validation par le formateur des acquis de la formation, de la compréhension des questions abordées et de l’évolution des compétences se fait tout au long de l’action par un système de questions/réponses, d’exercices, de questionnaires et d’échanges entre les participants et lui même.
Une attestation de suivi de formation est remise à chaque participant à l’issue du module. Elle précise les dates de réalisation et le volume horaire suivi.
FORMATION SUR MESURE OU INDIVIDUELLE
A la demande d’une entreprise, d’un réseau, d’une collectivité, d’un ensemble de structures, cette formation peut être réalisée partout en France et adaptée à la réalité des participants, voire d’un participant, dans ses objectifs, ses contenus, sa durée…
Un gain de temps et d’argent. En savoir plus…
Formations complémentaires
Elaborer et suivre le budget d’une action ou d’un projet sur Excel
Chiffrer pour piloter
Administration d’une compagnie, les fondamentaux
Prendre en main la gestion d'une compagnie
Responsables pédagogiques
Anne Roussel, Jacques Chabrillat,
Véronique Ray, Jean-Luc Tartera
et Charlène Deduffeleer
Nos références et les thématiques
des formations sur mesure. En savoir plus…
Se faire accompagner par un spécialiste
à l’issue d’une formation. En savoir plus…
Nous vous aidons à choisir les formations
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Jacques Chabrillat
Expert en ingénierie financière et budgétaire, Jacques CHABRILLAT, responsable pédagogique à l’AGECIF, coordonne et anime les formations consacrées à la gestion financière et aux outils de gestion.
Diplômé de l’Ecole Supérieure de Commerce de Clermont-Ferrand, Jacques CHABRILLAT s’implique tout d’abord dans l’aide à la création d’entreprises du domaine de l’économie sociale, avant de se spécialiser dans le secteur culturel.
A l’AGECIF, Jacques CHABRILLAT développe des contenus et dispositifs de formation professionnelle et universitaire, ainsi que des méthodologies d’audit, d’analyse et de conseil en matière de création et de développement de projets. Il développe particulièrement des formations en intra et des accompagnements autour de la conception et l’appropriation d’outils et indicateurs de gestion adaptés.
En tant que consultant, il intervient auprès des services de l’Etat et des collectivités territoriales pour des actions de formation dédiées, des missions de conseil, des études de faisabilité, des audits financiers. Il est également opérateur pour le dispositif DLA.
La gestion financière – et la communication autour des éléments de gestion – constituent pour lui une grille de lecture des projets, de leur management, et des rapports entre acteurs culturels, partenaires publics et professionnels.
A ce titre, Jacques CHABRILLAT s’est impliqué dans des interventions et travaux autour de l’entrée en vigueur de la LOLF (Loi Organique relative aux Lois de Finances), et plus largement les nouvelles modalités d’intervention et de partenariat autour des entreprises culturelles : séminaires autour de la norme UNIDO en région, intervention en formation dans les DRAC, règlements d’intervention des collectivités.
Il est également chargé de cours à l’Université Lyon II et de l’Université Clermont-Auvergne.
Passionné de musique, Jacques CHABRILLAT collabore à la direction du Moulin – Scène de Musiques Actuelles de Marseille. Il est président de Combustible, une association de développement culturel et musical de Toulouse. Il est membre du Conseil d’Administration des Eurockéennes, à Belfort et du Florida, à Agen. Il a participé, pendant 5 ans, en tant que personnalité qualifiée, désignée par le Ministère de la Culture et de la Communication, aux travaux de la commission 1 « Comptes entrepreneurs et économie des entreprises » du CNV – Centre National des Variétés.
Docteur en sciences de gestion à l’Université de Clermont-Auvergne, il a soutenu en mars 2018 une thèse autour de « L’innovation des organisations culturelles sur les outils de gestion et leur appropriation ».
Bibliographie
Appropriation de critères d’évaluation et élaboration d’outils de gestion
dans les entreprises de spectacle vivant, Gestion et Management Public – 2015 (avec I. Horvath)
La comptabilité de l’entreprise culturelle, Editions WEKA – 2010
Les nouveaux enjeux budgétaires, Editions WEKA – 2007
Direction et gestion des entreprises culturelles, Editions WEKA – 2005 (coordination avec JP. Durand)
Charlène DEDUFFELEER
Titulaire d’une Licence en Histoire et Administration ainsi que d’une Licence Professionnelle en Gestion des Associations, Charlène DEDUFFELEER a su allier sa passion pour la culture et ses compétences en administration et production tout au long de son parcours professionnel.
C’est en 2013, que Charlène réalise que les artistes, bien que possédant de solides connaissances artistiques, étaient néanmoins dépourvus des connaissances administratives élémentaires requises pour mener à bien leurs projets. C’est à ce moment qu’elle décide de partager ses compétences afin de créer la colonne vertébrale nécessaire à leur bon déroulement.
Depuis 2014, Charlène occupe des fonctions d’administratrice de production auprès de diverses compagnies de théâtre, ainsi que de consultante pour des projets culturels variés. Son parcours, alliant travail au sein d’associations et de sociétés, lui a permis de développer une expertise complète en gestion de projets culturels, adaptée à différents types de structures.
Ses expériences auprès d’une compagnie de rue, d’une compagnie valorisant le Matrimoine littéraire, d’une compagnie d’improvisation théâtrale, d’un théâtre avignonnais ainsi que d’une radio spécialisée dans la musique de film et d’une société de production d’événements culturels autour de la BD, lui ont offert une ouverture sur des secteurs culturels divers et variés et une vision globale des enjeux propres à chacun de ces secteurs. En s’adaptant aux besoins et aux réalités de chaque structure, Charlène leur assure professionnalisme, structuration et autonomie.
Forte de sa rencontre avec Anne Roussel, c’est donc tout naturellement qu’elle se tourne vers la formation afin de partager les connaissances et les méthodes qu’elle a acquises.
Anne Roussel
Diplômée d’HEC, russophone et anglophone, Anne ROUSSEL est responsable pédagogique à l’AGECIF. Passionnée depuis toujours par ses activités de formatrice, elle a développé une méthode originale de transmission de la comptabilité et de la gestion au service des professionnels de la culture afin qu’ils s’approprient efficacement le langage et les outils nécessaires au développement de leurs projets artistiques. Elle a créé la famille de modules comptabilité, gestion et finances à l’AGECIF en 1988. Elle conseille ponctuellement les entreprises qui la sollicitent afin de construire ou améliorer leurs outils de gestion.
Anne ROUSSEL met actuellement son expérience pédagogique au service des étudiants de l’Université de Cergy-Pontoise (Master de développement culturel et valorisation des patrimoines, depuis 2009), de l’Université de Lorraine (Licences Professionnelles d’Assistant de Production en Musiques Actuelles et d’Assistant de Gestion en Développement Culturel, depuis 2011).
Après sa sortie d’HEC, Anne ROUSSEL a occupé différents postes de conseil et d’administration au sein d’entreprises et de bureaux d’études culturels (Département Etudes et Prospective du Ministère de la Culture, AGEC, Editions de l’Arche,…), tout en menant parallèlement une activité de formatrice (Université Paris IV, CNFPT/Département Culture, Université de Nanterre…).
Férue de culture russe, Anne ROUSSEL a résidé à Moscou de 1996 à 2001. Elle y a d’abord occupé le poste de secrétaire générale de l’Institut Français, auprès de l’Ambassade de France. Elle a accueilli de nombreuses manifestations artistiques et a notamment contribué au programme russe du Festival d’Avignon 1997. Toujours à Moscou, elle a ensuite assisté Valeri Chadrine, Directeur du Festival Tchekov et de la Confédération Internationale des Associations Théâtrales, dans le développement de projets internationaux (tournée de Hamlet, production russe, mise en scène par Peter Stein). Elle a ensuite résidé à Bruxelles jusqu’en 2004, où elle a suivi le séminaire de traduction russe-français à l’Université Libre de Bruxelles.
Anne ROUSSEL pratique le théâtre en amateur depuis toujours. Elle a notamment traduit et mis en scène plusieurs pièces courtes d’Anton Tchekov, ainsi que Le Suicidé de Nikolaï Erdman. Avec Spencer Mac Andrew, elle co-anime l’Atelier de Théâtre pour Adultes en anglais (English Theatre Workshop) au SEL à Sèvres. Elle anime également des ateliers d’initiation à l’anglais et au russe pour les enfants et adolescents, basés sur le théâtre et la comédie musicale.
Bibliographie
Manager vos projets culturels, Editions WEKA , disponible en ligne
Rédaction de chapitres et fiches consacrés à la comptabilité générale
Véronique Ray
Diplômée de l’École de commerce de Nancy, Véronique RAY est également titulaire d’une licence en art théâtral (Rennes 2) et d’un master 2 recherche en art chorégraphique (Paris 8). Elle est également praticienne diplômée en Life/Art Process, méthode de coaching créatif de l’Institut Tamalpa (Californie).
Pour la société MK2TV (1998/2002), elle est administratrice de production. Elle participe au développement de films documentaires, recherche leurs financements et gère les productions. Au sein du bureau de La Gestion des spectacles (2002-2007), Véronique RAY est administratrice, elle assure des missions de montage, de direction de production et de diffusion de spectacles. Elle travaille notamment pour François Rancillac, Daniel Mesguich, Philippe Adrien, Geneviève de Kermabon, Jean-Claude Penchenat, Jean-Paul Farré. Puis elle assure la direction administrative et financière du Centre chorégraphique national de Rennes et de Bretagne/Catherine Diverrès et gère le changement et la transition de direction artistique (2007/2008).
En 2011, elle intervient comme consultante pour une mission d’étude sur la diffusion dans le Nord-Pas-de-Calais, commandée par la DRAC.
En 2022 et 2024, elle assure le suivi pédagogique et intervient au sein du Parcours de diffusion mis en place pour l’Agence Culturelle Grand Est.
Depuis 2012, Véronique RAY accompagne le développement, les productions et la diffusion de la compagnie de danse contemporaine A.I.M.E. (Association d’Individus en Mouvements Engagés), direction artistique : Julie Nioche. Elle participe au Pôle ressources A.I.M.E dédiés aux PasKe : Projets artistiques socialement et corporellement engagés.
Depuis 2014, elle intervient comme conseil auprès de la compagnie Kachashi, direction artistique : Philippe Chéhère.
Véronique RAY est également interprète et chorégraphe pour des projets chorégraphiques et auteure de la série documentaire Histoires de théâtre, diffusé sur La Cinquième (2001-2007). Elle assure la co-direction artistique de la compagnie Fructus Soma (2017-2019). Elle propose régulièrement des ateliers de Life/Art Process dans différents contextes. Elle est membre active de l’association Objectif Terre 77 et sociétaire de la Bâtisse, projet de tiers-lieu dans le sud Seine-et-Marne.
Pour les Éditions Weka, Véronique RAY a rédigé un numéro de L’Action culturelle en Coulisse dédié à la diffusion du spectacle vivant en France (n° 39, octobre 2011) ; elle est également l’auteure de fiches pratiques du service documentaire Manager vos projets culturels.
Véronique RAY intervient lors de rencontres professionnelles. Dans le cadre de la Rencontre Nationale Danse 2017organisé par la Fédération Arts Vivants et Départements, elle anime l’atelier « Représenter le corps : que s’autorise-t-on ? ». En 2017, elle intervient aux Journées du Management Culturel organisé par l’association Dauphine Culture lors d’une table ronde consacrée aux nouvelles pratiques de la diffusion dans le spectacle vivant.
Véronique RAY est membre de LAPAS, l’association des professionnels de l’administration du spectacle.
Pour l’AGECIF, Véronique RAY est responsable pédagogique et formatrice depuis 2008. Elle anime environ 80 journées de formations par an sur la production, la vente, les dossiers de spectacles, la stratégie web, les contrats du spectacle, Excel et les métiers de la production, FileMaker Pro, Photoshop et le développement de la créativité.
Elle réalise également des accompagnements individuels et personnalisés portant sur ces thèmes.
Bibliographie
Produire et diffuser des spectacles : Un enjeu stratégique pour le territoire, Philippe Baudelot et Véronique Ray, Editions Weka, 2013, 157 p.
En savoir + : www.ciekachashi.com
Jean-Luc Tartera
Jean-Luc TARTERA est coach professionnel certifié (Coach & Team, Transformance), administrateur de production, ingénieur informaticien et formateur.
Diplômé en 2010 du Master Management des Organisations Culturelles de Paris Dauphine, Jean-Luc TARTERA pilote pendant plus de dix ans les projets de différentes compagnies de théâtre, notamment Les Comédiens voyageurs, dirigée par Marcel Bozonnet, La Compagnie Sandrine Anglade, le Théâtre de chair de Grégoire Cuvier, alors implanté au sein du Centre de santé mentale Marcel Rivière au Mesnil-Saint-Denis.
Au sein du bureau de Dauphine Culture, l’association des anciens du Master Management des Organisations Culturelles, Jean-Luc TARTERA est le chef de projet pour les éditions 2021et 2022 des Journées du Management Culturel, sur les thèmes : « L’humain dans l’entreprise culturelle » et « Comment les crises modifient-elles notre rapport à la culture ? ». En 2022, il anime l’atelier « Management directif, collaboratif, délégatif… comment choisir ? » dans le cadre de la 8e édition du Forum Entreprendre dans la Culture, organisé par le Ministère de la Culture.
En 2020, il suit la formation « Management et ressources humaines dans le secteur culturel » auprès de l’Observatoire des Pratiques Culturelles à Grenoble, formation animée par Carole Le Rendu. En 2021, il suit la formation Réussir le changement de l’ESSEC Business School.
En 2022, souhaitant contribuer aux transformations rendues nécessaires par la transition écologique, Jean-Luc TARTERA rejoint l’association Les Shifters, se forme à l’animation de La Fresque du Climat et commence l’animation d’ateliers à destination de l’enseignement supérieur, du monde associatif et des professionnels de la culture. Il suit également la formation de l’ADEME Comprendre la transition bas carbone et comment se mettre en marche vers une stratégie de décarbonation.
Jean-Luc TARTERA est également titulaire d’un diplôme d’ingénieur en informatique et a exercé en tant développeur et chef de projet pendant plus de 15 ans dans des sociétés de service et des grands groupes, en France, en Angleterre et en Suisse, au service principalement de la gestion des entreprises : Schlumberger Cambridge Research, Natsoft, United Overseas Bank, Fret SNCF…
Très intéressé par le développement personnel, il anime en 2021 des conférences sur l’histoire des psychothérapies : « Un panorama des courants psychothérapeutiques ».
Partie 1 – Origine de la psychanalyse : https://youtu.be/7XSoi6XKgGs
Partie 2 – Les thérapies humanistes : https://youtu.be/QWR_yFqJr0k
Partie 3 – Les thérapies systémiques, existentielles, cognitivo-comportementales et le modèle intégratif : https://youtu.be/JuMz_jYyqgk
Passionné de théâtre, il s’investit artistiquement entre 2000 et 2010 dans différents projets comme comédien et metteur en scène. Il participe notamment à la création du Revizor, mis en scène par Christophe Rauck au Théâtre du peuple de Bussang en 2005.
Au sein de l’AGECIF, il anime les formations :
Piloter et gérer un projet en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : Live Nation, EPPGHV de La Villette, La Comédie Française…
Bien accueillir les publics et gérer les situations conflictuelles en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : l’Institut Catholique de Paris, Le Lac de Saint-Pardoux…
Se préparer au changement en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : MixLab à Grenoble…
Prendre la parole en public et en réunion en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : L’Institut Français, le Théâtre National de la Colline, La Gaîté Lyrique…
Excel pour les métiers de la production, Excel pour les métiers de l’administration et Excel pour les métiers de la production en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : le CCN de Rennes, Danse à tous les étages à Rennes, Le Théâtre de Sartrouville, AAKI records, CinéFabrique à Lyon, le FAIR…
Excel pour la planification, Excel pour les tableaux croisés dynamiques et Excel pour les bases de données en INTER comme en INTRA pour des entreprises comme : Live Nation, le Nouveau Théâtre de Montreuil, La Commune d’Aubervilliers, Le Théâtre Romain Rolland, le Ministère de la culture…
Contacter l’AGECIF
L’AGECIF est située au 22 rue de Picardie à Paris.
Mél accueil@agecif.com ou formation@agecif.com
Si vous souhaitez qu’on vous rappelle, merci de bien indiquer vos coordonnées et éventuellement vos disponibilités.
Se faire rappeler
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