Elaborer et suivre le budget d’un spectacle sur Excel
Chiffrer pour vendre et arbitrer
Des conditions de sa production aux aléas de sa diffusion, la vie du spectacle est pleine de péripéties. Toutes influent sur l’équilibre économique, les niveaux de coûts et les conditions de la vente. Cette formation précise les notions indispensables à la construction et au suivi de ces budgets spécifiques. Elle apporte la méthodologie et les outils pratiques pour évaluer et contrôler les masses budgétaires, coûts, marges et seuils d’équilibre.
– articuler différents tableaux intermédiaires des étapes du spectacle et regrouper les données
– estimer des soldes intermédiaires et définir des objectifs de gestion
– évaluer le coût d’une représentation et définir des seuils d’équilibre
– réaliser des tableaux de suivi et de projection actualisées
A l’issue de cette formation, le service ou la structure disposera des outils lui permettant d’effectuer des choix budgétaires et de limiter les risques de dérapage.
DATES PROGRAMMÉES
4 sessions
A distance en classe virtuelle – Cycle de 21 heures
les 24, 25, 26, 31 mars, 1er et 2 avril 2025 de 09H30 à 13H00
les 24, 25, 26 septembre, 1, 2 et 3 octobre 2025 de 14H00 à 17H30
A Paris – Cycle de 3 jours – 21 heures
AGECIF – 22, rue de Picardie, 75003 Paris
les 7, 8 et 9 juillet 2025 de 09H30 à 13H00 et de 14H00 à 17H30
les 24, 25 et 26 novembre 2025 de 09H30 à 13H00 et de 14H00 à 17H30
PROGRAMME
Seront notamment abordées les thématiques suivantes :
Construire les tableaux budgétaires
la quote-part sur frais de fonctionnement
les frais de production
les frais de diffusion
les frais de reprise
les apports et retours sur coproduction
les recettes propres
les subventions
les aides des sociétés civiles
le tableau de synthèse
Suivre les coûts et les prix
les coûts de revient
le coût plateau
le prix de vente
la notion de marge
Arbitrer et piloter la production
le seuil de rentabilité
le suivi de la diffusion
le suivi des dossiers d’aides conditionnées
Mettre en place le tableur Excel
le tableau et son environnement
les cellules, les lignes et les colonnes
les options de présentation
les formules de calcul
les liens entre cellules, feuilles et dossiers
Formaliser les résultats
PUBLICS ET PARCOURS
Publics et prérequis
Cette formation s’adresse aux administrateurs comme aux chargés de production et de diffusion, au sein de compagnies ou de structures de création.
Positionnement
L’inscription à une formation est précédée d’échanges avec nos conseillers formation, pour garantir l’adéquation entre les attentes des bénéficiaires et les objectifs de la formation. En savoir plus…
Parcours
Toutes nos formations sont indépendantes et complémentaires. A partir de chaque module, nous sommes en mesure de concevoir un parcours de formation individualisé et adapté au projet personnel ou professionnel de chaque participant.
MÉTHODES ET DOCUMENTATION
Méthodes pédagogiques et moyens techniques
Les contenus de cette formation ont pour fil conducteur le cycle de vie d’un spectacle. Des premières répétitions à la diffusion des représentations, ils en suivent pas à pas le déroulement. Le tableur Excel est mobilisé au service des administrateurs, ainsi que des chargés de production et de diffusion.
Méthodes pédagogiques et moyens techniques pour les sessions en classe virtuelle
Si la session est à distance, elle se déroule en classe virtuelle, en visioconférence. C’est une formation synchrone. Ce n’est pas de la FOAD. Les contenus et les méthodes pédagogiques sont pratiquement identiques aux formations en présence. Les échanges en sous-groupes sont fréquents. Il y a peu d’activités pédagogiques à effectuer seul.
Les sessions sont programmées à date fixe comme les sessions en présence. Les séances se déroulent principalement à raison d’une demi-journée par jour, de 3,5 heures, rythmées par deux pauses brèves. Ce séquencement permet une alternance favorable à l’ancrage et aux acquisitions. L’accueil se fait 15 minutes avant chaque séance avec l’ouverture de la salle virtuelle par le formateur. Pour faciliter les échanges les groupes sont limités en nombre. Les temps de travail et de pause favorisent la mise en place de relations informelles entre les participants et avec le formateur. Les participants et le formateur possèdent leurs coordonnées respectives, méls, téléphones, messageries instantanées, pour communiquer entre eux.
L’AGECIF utilise la version Education de Zoom et dispose, à ce titre, de salles de classe privatives pour les sessions à distance. S’inscrire à une formation n’occasionne aucun frais supplémentaire d’abonnement pour le stagiaire. Dès l’inscription, un tutoriel peut être envoyé à la demande au futur stagiaire avec les coordonnées d’un référent AGECIF qui répond dans la journée, en cas de difficultés de connexion. 48 heures avant le stage le lien de la salle est envoyé aux participants par le formateur avec un mot de bienvenue.
Pour participer, il est nécessaire d’avoir un ordinateur relié à Internet avec micro, haut-parleur et webcam. Deux écrans peuvent être un plus, surtout dans le cas des formations impliquant une utilisation fréquente de logiciels complexes.
Espace numérique stagiaires-intervenants
Dès leur inscription à une session et plusieurs semaines après la fin de la formation, les stagiaires bénéficient d’un accès à un espace numérique, lieu d’échanges entre eux et le formateur ou la formatrice. Cet espace permet une relation pédagogique dans la durée : avant, pour se préparer, pendant, pour travailler et après la formation, pour élaborer, appliquer et enrichir les acquis. C’est aussi un lieu d’échanges entre l’équipe de l’AGECIF et les stagiaires.
Documentation
Les études de cas, les exemples, les matrices et les tableurs élaborés au cours de la formation sont au cœur de la ressource documentaire de ce module.
FEST – Former et se former en situation de travail
A l’AGECIF, nous avons une forte conscience qu’une personne formée irrigue, par ses connaissances, ses méthodes et ses savoir-faire nouvellement acquis, une équipe, une entreprise, voire un territoire, un pays. Nos méthodes pédagogiques, orientées sur le rapport qu’entretient le participant à l’apprentissage et à la connaissance, favorisent la transmission de pairs à pairs à l’issue de la formation, mais aussi lui permettent de développer son propre « capital cognitif », sa capacité à apprendre en permanence.
Validation des acquis et évaluation
La méthode pédagogique est centrée sur des allers et retours entre contenus théoriques et questionnements en rapport avec la situation professionnelle des stagiaires. En conséquence, la validation par le formateur des acquis de la formation, de la compréhension des questions abordées et de l’évolution des compétences se fait tout au long de l’action par un système de questions/réponses, d’exercices, de questionnaires et d’échanges entre les participants et lui même.
Une attestation de suivi de formation est remise à chaque participant à l’issue du module. Elle précise les dates de réalisation et le volume horaire suivi.
FORMATION SUR MESURE OU INDIVIDUELLE
A la demande d’une entreprise, d’un réseau, d’une collectivité, d’un ensemble de structures, cette formation peut être réalisée partout en France et adaptée à la réalité des participants, voire d’un participant, dans ses objectifs, ses contenus, sa durée…
Un gain de temps et d’argent. En savoir plus…
Formations complémentaires
Produire, diffuser et vendre un spectacle
Les démarches et outils pour réaliser son projet
Excel, les fondamentaux
Construire et mettre en forme des tableaux
Nos références et les thématiques
des formations sur mesure. En savoir plus…
Se faire accompagner par un spécialiste
à l’issue d’une formation. En savoir plus…
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Jacques Chabrillat
Expert en ingénierie financière et budgétaire, Jacques CHABRILLAT, responsable pédagogique à l’AGECIF, coordonne et anime les formations consacrées à la gestion financière et aux outils de gestion.
Diplômé de l’Ecole Supérieure de Commerce de Clermont-Ferrand, Jacques CHABRILLAT s’implique tout d’abord dans l’aide à la création d’entreprises du domaine de l’économie sociale, avant de se spécialiser dans le secteur culturel.
A l’AGECIF, Jacques CHABRILLAT développe des contenus et dispositifs de formation professionnelle et universitaire, ainsi que des méthodologies d’audit, d’analyse et de conseil en matière de création et de développement de projets. Il développe particulièrement des formations en intra et des accompagnements autour de la conception et l’appropriation d’outils et indicateurs de gestion adaptés.
En tant que consultant, il intervient auprès des services de l’Etat et des collectivités territoriales pour des actions de formation dédiées, des missions de conseil, des études de faisabilité, des audits financiers. Il est également opérateur pour le dispositif DLA.
La gestion financière – et la communication autour des éléments de gestion – constituent pour lui une grille de lecture des projets, de leur management, et des rapports entre acteurs culturels, partenaires publics et professionnels.
A ce titre, Jacques CHABRILLAT s’est impliqué dans des interventions et travaux autour de l’entrée en vigueur de la LOLF (Loi Organique relative aux Lois de Finances), et plus largement les nouvelles modalités d’intervention et de partenariat autour des entreprises culturelles : séminaires autour de la norme UNIDO en région, intervention en formation dans les DRAC, règlements d’intervention des collectivités.
Il est également chargé de cours à l’Université Lyon II et de l’Université Clermont-Auvergne.
Passionné de musique, Jacques CHABRILLAT collabore à la direction du Moulin – Scène de Musiques Actuelles de Marseille. Il est président de Combustible, une association de développement culturel et musical de Toulouse. Il est membre du Conseil d’Administration des Eurockéennes, à Belfort et du Florida, à Agen. Il a participé, pendant 5 ans, en tant que personnalité qualifiée, désignée par le Ministère de la Culture et de la Communication, aux travaux de la commission 1 « Comptes entrepreneurs et économie des entreprises » du CNV – Centre National des Variétés.
Docteur en sciences de gestion à l’Université de Clermont-Auvergne, il a soutenu en mars 2018 une thèse autour de « L’innovation des organisations culturelles sur les outils de gestion et leur appropriation ».
Bibliographie
Appropriation de critères d’évaluation et élaboration d’outils de gestion
dans les entreprises de spectacle vivant, Gestion et Management Public – 2015 (avec I. Horvath)
La comptabilité de l’entreprise culturelle, Editions WEKA – 2010
Les nouveaux enjeux budgétaires, Editions WEKA – 2007
Direction et gestion des entreprises culturelles, Editions WEKA – 2005 (coordination avec JP. Durand)
Charlène DEDUFFELEER
Titulaire d’une Licence en Histoire et Administration ainsi que d’une Licence Professionnelle en Gestion des Associations, Charlène DEDUFFELEER a su allier sa passion pour la culture et ses compétences en administration et production tout au long de son parcours professionnel.
C’est en 2013, que Charlène réalise que les artistes, bien que possédant de solides connaissances artistiques, étaient néanmoins dépourvus des connaissances administratives élémentaires requises pour mener à bien leurs projets. C’est à ce moment qu’elle décide de partager ses compétences afin de créer la colonne vertébrale nécessaire à leur bon déroulement.
Depuis 2014, Charlène occupe des fonctions d’administratrice de production auprès de diverses compagnies de théâtre, ainsi que de consultante pour des projets culturels variés. Son parcours, alliant travail au sein d’associations et de sociétés, lui a permis de développer une expertise complète en gestion de projets culturels, adaptée à différents types de structures.
Ses expériences auprès d’une compagnie de rue, d’une compagnie valorisant le Matrimoine littéraire, d’une compagnie d’improvisation théâtrale, d’un théâtre avignonnais ainsi que d’une radio spécialisée dans la musique de film et d’une société de production d’événements culturels autour de la BD, lui ont offert une ouverture sur des secteurs culturels divers et variés et une vision globale des enjeux propres à chacun de ces secteurs. En s’adaptant aux besoins et aux réalités de chaque structure, Charlène leur assure professionnalisme, structuration et autonomie.
Forte de sa rencontre avec Anne Roussel, c’est donc tout naturellement qu’elle se tourne vers la formation afin de partager les connaissances et les méthodes qu’elle a acquises.
Anne Roussel
Diplômée d’HEC, russophone et anglophone, Anne ROUSSEL est responsable pédagogique à l’AGECIF. Passionnée depuis toujours par ses activités de formatrice, elle a développé une méthode originale de transmission de la comptabilité et de la gestion au service des professionnels de la culture afin qu’ils s’approprient efficacement le langage et les outils nécessaires au développement de leurs projets artistiques. Elle a créé la famille de modules comptabilité, gestion et finances à l’AGECIF en 1988. Elle conseille ponctuellement les entreprises qui la sollicitent afin de construire ou améliorer leurs outils de gestion.
Anne ROUSSEL met actuellement son expérience pédagogique au service des étudiants de l’Université de Cergy-Pontoise (Master de développement culturel et valorisation des patrimoines, depuis 2009), de l’Université de Lorraine (Licences Professionnelles d’Assistant de Production en Musiques Actuelles et d’Assistant de Gestion en Développement Culturel, depuis 2011).
Après sa sortie d’HEC, Anne ROUSSEL a occupé différents postes de conseil et d’administration au sein d’entreprises et de bureaux d’études culturels (Département Etudes et Prospective du Ministère de la Culture, AGEC, Editions de l’Arche,…), tout en menant parallèlement une activité de formatrice (Université Paris IV, CNFPT/Département Culture, Université de Nanterre…).
Férue de culture russe, Anne ROUSSEL a résidé à Moscou de 1996 à 2001. Elle y a d’abord occupé le poste de secrétaire générale de l’Institut Français, auprès de l’Ambassade de France. Elle a accueilli de nombreuses manifestations artistiques et a notamment contribué au programme russe du Festival d’Avignon 1997. Toujours à Moscou, elle a ensuite assisté Valeri Chadrine, Directeur du Festival Tchekov et de la Confédération Internationale des Associations Théâtrales, dans le développement de projets internationaux (tournée de Hamlet, production russe, mise en scène par Peter Stein). Elle a ensuite résidé à Bruxelles jusqu’en 2004, où elle a suivi le séminaire de traduction russe-français à l’Université Libre de Bruxelles.
Anne ROUSSEL pratique le théâtre en amateur depuis toujours. Elle a notamment traduit et mis en scène plusieurs pièces courtes d’Anton Tchekov, ainsi que Le Suicidé de Nikolaï Erdman. Avec Spencer Mac Andrew, elle co-anime l’Atelier de Théâtre pour Adultes en anglais (English Theatre Workshop) au SEL à Sèvres. Elle anime également des ateliers d’initiation à l’anglais et au russe pour les enfants et adolescents, basés sur le théâtre et la comédie musicale.
Bibliographie
Manager vos projets culturels, Editions WEKA , disponible en ligne
Rédaction de chapitres et fiches consacrés à la comptabilité générale
Véronique Lahargue
Issue d’une formation scientifique et titulaire d’un diplôme d’ingénieur en physiques, Véronique Lahargue s’engage par passion dans la culture, de bénévole à professionnelle.
En 2010, Véronique Lahargue part outre-mer où elle se forme à la production et à l’administration de projets culturels au sein de Touka Danses, Centre de Développement Chorégraphique Guyane. Elle y occupe à présent le poste d’administratrice générale du festival Rencontres de Danses Métisses.
De retour en France hexagonale en 2014, tout en gardant sa mission pour la Guyane, Véronique Lahargue s’implante dans le Gers. Elle y travaille d’abord dans le secteur du cirque. Pendant deux ans, elle occupe un poste de billetterie et d’accueil des publics pour CIRCa, Festival du cirque actuel porté par le Pôle national des arts du cirque (Auch). Puis elle se consacre au développement de la pratique du cirque en milieu rural en tant que chargée de projets, communication et comptabilité pour l’Ecole de cirque itinérante Pré en Bulles.
En 2019, Véronique Lahargue s’oriente vers le secteur musical. Après une mission d’administration pour le Festival de Musique des Balkans, Welcome in Tziganie, elle rejoint Zn Production, société productrice de concerts et label de musique. Elle y occupe pendant trois ans le poste d’administratrice de tournée pour des projets musicaux en France et en Europe, parmi lesquels Grupo Compay Segundo, Dubioza Kolektiv, Jim Murple Memorial, Ceux Qui Marchent Debout… Depuis 2021, elle supervise l’administration, la programmation et l’organisation de l’ensemble du Festival de musique Éclats de Voix.
Tout au long de son parcours, Véronique Lahargue enrichit ses connaissances en suivant des formations dans le domaine de la comptabilité, la paie et la gestion et en 2021, elle complète ces années d’expérience pratique avec l’obtention du Master 2 Langues, Lettres Arts du Spectacle, Information et Communication (LLASIC) – Parcours Diffusion de la Culture auprès de l’Université Grenoble Alpes.
En 2022, Véronique Lahargue intègre l’AGECIF afin de mettre à profit son goût pour le partage de savoirs et d’outils de travail. Elle y anime des formations pédagogiques et conviviales sur l’administration de projets culturels.
Dans son temps libre, vous retrouverez Véronique Lahargue avec son piano et sa clarinette. Elle pratique la musique en amateur et s’implique notamment dans différents ensembles orchestraux.
Contacter l’AGECIF
L’AGECIF est située au 22 rue de Picardie à Paris.
Mél accueil@agecif.com ou formation@agecif.com
Si vous souhaitez qu’on vous rappelle, merci de bien indiquer vos coordonnées et éventuellement vos disponibilités.
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